電話応対の壁を乗り越える！脳性まひの私が職場で自信を持つ方法
電話応対の壁を乗り越える！脳性まひの私が職場で自信を持つ方法
4月から新しい仕事を始めたものの、電話応対に苦戦しているあなた。脳性まひがあり、手足の不自由さから、電話に出ること、メモを取ること、そして他の部署への取り次ぎに戸惑いを感じているのですね。 周囲からは「慣れ」と言われるものの、なかなかスムーズにいかず、障がいについて職場でどのように伝えれば良いのか悩んでいる状況、とてもよく理解できます。
4月から仕事を始めました。
そこでの一番の課題は電話応対です。
私は総務にいるので一番の電話応対をしなくてはいけません。
私は脳性まひがあり足が不自由です。
手ははっきりとはわからないですが超不器用です。
電話応対の基本と言えばなったらなるべくコール2回以内にとること、メモをとることと教わりました。
私は他の仕事をしてて電話がなると反応が遅いんです。ためらいもあるのかもしれないですが
先輩が「よし、いけ」と頑張っての意味を込めて合図を言ってくれます。
取って話すまではいいんですがメモをとるスピードが追いつきません。
カタカナで書いてみたりもするのですが・・・
なので他の部署へ電話を取り次ぐことが多いのですがちゃんと誰からどんな用件など言えたことありません。
昔から一個に集中する癖？があって同時に2つのことができません。
話はずれるかもしれませんが、自動車学校でも運転中「次の信号右ね」と言われたらそればっかりに集中してしまいます。
自動車学校の先生に「車の運転っていうのはね色んなところ見てないといけないんだよ」と毎回のように言われます。
あとは駐車の練習で「次はどっちにハンドル切るの？」と言われ「右」と答えたのですが左に切ってたり
頭ではわかってても身体は逆に動いてて
もちろん運転中はいつも以上に気をつけてます。
話はずれましたがそういうことがあってメモは頑張るんですがうまくいかず職場の人に相談というか「昔から2個のこと同時にできないんですよね笑」みたいな感じであまり真剣には言ってないんですが職場の人は「慣れしかないね」と言われます。
慣れしかないことはわかっているのですが慣れるまでにだいぶ時間がかかります。
障がいのせいもあるんですかね
高校の時は特別支援学校だったので周りの理解もあり少しずつできにくいことがわかるようになりました。
でもそれを職場の人にいうと思うと言い訳だと思われないか不安です。
職場の人にはあまり障がいの説明みたいなことはしてないです。
歩けているので介助がいつも必要ってわけではないので
ただ手すりがない階段は上り下りできないこととかずっと立ち止まっているのが辛いとか
言ってないです。
ただ液体のものは持てないと言ってあるのでお茶汲みだけは免除されてます。
話すタイミングがないことと、どう話していいかわからないです。
どうしたらいいでしょうか？
やっぱり言い訳だと思われますかね？
それとメモを早く取れる方法があれば教えていただきたいです。
だいぶ話がそれてましたね
すいません
この記事では、あなたの抱える悩みを解決するために、具体的なステップと、すぐに実践できる対策を提案します。電話応対のスキルアップ、障がいへの理解を求めるためのコミュニケーション術、そしてあなたの自己肯定感を高めるためのヒントをお届けします。 障がいがあるからといって、できないことばかりではありません。 適切なサポートと工夫があれば、必ず乗り越えられます。一緒に、自信を持って仕事に取り組めるようになりましょう。
1. 現状を理解する：あなたの強みと課題
まず、現状を客観的に把握することから始めましょう。 あなたは、電話応対において、
- 反応の遅さ
- メモを取るスピード
- 同時に複数のことをこなすことの難しさ
といった課題を感じていますね。 一方で、あなたは、
- 真面目さ
- 周りの意見に耳を傾ける素直さ
- 課題解決への意欲
という強みを持っています。 これらの強みを活かしながら、課題を克服していく方法を考えていきましょう。
2. 電話応対スキルを磨く：具体的な対策
電話応対スキルを向上させるためには、以下の３つのステップで取り組みましょう。
ステップ1：電話に出るまでの時間を短縮する
電話が鳴ってから出るまでの時間を短縮するために、以下の対策を試してみてください。
- 電話機の近くにいる：電話が鳴りやすい時間帯は、電話機の近くで待機するようにしましょう。
- 心の準備をする：電話が鳴る前に、深呼吸をして落ち着き、対応のシミュレーションをしておきましょう。
- 「はい、〇〇（部署名）です」と決まった言葉を準備する：スムーズな対応を心がけましょう。
ステップ2：メモの取り方の工夫
メモを取るスピードが課題とのことですので、以下の方法を試してみてください。
- 略語や記号を使う：例えば、「TEL」や「FAX」など、よく使う言葉は略語で書きましょう。また、「→（矢印）」や「＝（イコール）」などの記号も活用しましょう。
- キーワードをメモする：相手の話をすべてメモしようとせず、重要なキーワードだけをメモするようにしましょう。
- メモ帳のフォーマットを決める：あらかじめ、日付、相手の名前、会社名、用件などを書くスペースを区切っておくと、メモが取りやすくなります。
- 録音機能の活用：可能であれば、相手に許可を得て、通話内容を録音することも検討しましょう。後で聞き返すことで、メモを取り逃した部分を補完できます。
- デジタルメモの活用：スマートフォンやタブレットのメモアプリを活用し、音声入力や手書きメモを取り入れるのも有効です。
ステップ3：スムーズな取り次ぎ
他の部署への取り次ぎをスムーズに行うために、以下の点を意識しましょう。
- 相手の会社名と名前を確認する：電話に出たら、まず相手の会社名と名前を確認し、メモを取りましょう。
- 用件を簡単に聞き取る：相手の用件を簡単に聞き取り、メモを取りましょう。
- 取り次ぎ先の部署と担当者を確認する：取り次ぎ先の部署と担当者を確認し、メモを取りましょう。
- 保留機能を使う：取り次ぎ先の担当者に電話をかける前に、保留機能を使って、相手に待ってもらいましょう。
- 正確に伝える：取り次ぎ先の担当者に、相手の会社名、名前、用件を正確に伝えましょう。
3. 職場でのコミュニケーション：障がいへの理解を求める
障がいについて職場でどのように伝えるか悩んでいるとのことですが、まずは、あなたの状況を理解してもらうためのコミュニケーションを始めてみましょう。ポイントは、
- オープンな姿勢
- 具体的な説明
- 困っていることの共有
です。
ステップ1：理解を求める準備
まずは、職場の同僚や上司に、あなたの状況を理解してもらうための準備をしましょう。
- 伝える相手を選ぶ：まずは、信頼できる同僚や上司に相談することから始めましょう。
- 伝える内容を整理する：あなたが困っていること、周囲のサポートが必要なことなどを具体的に整理しておきましょう。
- 伝えるタイミングを選ぶ：相手が忙しい時間帯を避け、落ち着いて話せる時間を選びましょう。
ステップ2：具体的な伝え方
実際に伝える際には、以下の点を意識しましょう。
- 率直に伝える：「実は、私は脳性まひという障がいがあり、足が不自由です。」など、率直に伝えましょう。
- 困っていることを具体的に伝える：「電話に出るまでに時間がかかってしまうことがあります」「メモを取るのが苦手で、取り次ぎに時間がかかってしまうことがあります」など、具体的に伝えましょう。
- サポートのお願い：「電話に出る際に、近くにいてくれると助かります」「メモの取り方を一緒に考えてもらえませんか」など、具体的なサポートをお願いしましょう。
- 感謝の気持ちを伝える：「いつもありがとうございます」「ご協力ありがとうございます」など、感謝の気持ちを伝えましょう。
ステップ3：継続的なコミュニケーション
一度伝えただけで終わりではありません。継続的にコミュニケーションを取り、理解を深めていくことが大切です。
- 定期的な面談：上司との定期的な面談を設定し、困っていることや改善点などを共有しましょう。
- フィードバックを求める：同僚や上司に、あなたの対応についてフィードバックを求め、改善に役立てましょう。
- 感謝の気持ちを伝える：サポートしてくれた人には、感謝の気持ちを伝えましょう。
4. メンタルヘルスケア：自己肯定感を高める
仕事で困難に直面すると、落ち込んだり、自己肯定感が低下したりすることがあります。 メンタルヘルスを良好に保つために、以下のことを意識しましょう。
- 自分の強みを認識する：あなたの強み（真面目さ、素直さ、課題解決への意欲など）を意識し、自信を持ちましょう。
- 小さな成功を積み重ねる：小さな目標を設定し、達成感を味わうことで、自己肯定感を高めましょう。
- 休息を取る：疲れたと感じたら、無理せず休息を取りましょう。
- 相談する：一人で抱え込まず、家族、友人、同僚、専門家などに相談しましょう。
- ポジティブな言葉を使う：自分自身に対して、ポジティブな言葉を使いましょう。
- 趣味やリフレッシュ方法を見つける：仕事以外の時間で、自分の好きなことやリフレッシュできることを見つけましょう。
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5. 周囲の理解を得るための具体的なアプローチ
障がいについて職場で話すタイミングや、どのように話せば良いのか悩んでいるあなたへ、具体的なアプローチを提案します。
ステップ1：信頼できる人に相談する
まずは、信頼できる同僚や上司に、あなたの状況を打ち明けてみましょう。 障がいについて話す前に、相談相手を決めておくことで、心の準備ができます。
- 相談相手の選び方：話しやすい人、理解のある人、頼りになる人を選びましょう。
- 相談内容：あなたの悩み、困っていること、周囲に求めるサポートなどを具体的に伝えましょう。
- 相談の目的：理解を求めること、アドバイスを求めること、サポートを得ることなどを明確にしておきましょう。
ステップ2：障がいについて話すタイミング
障がいについて話すタイミングは、あなたの状況や職場の雰囲気に合わせて、慎重に選びましょう。
- 良いタイミング：相手が忙しくない時、落ち着いて話せる時間、信頼関係が築けている時など、良いタイミングを選びましょう。
- 避けるべきタイミング：相手が忙しい時、機嫌が悪い時、周囲の目が気になる時などは避けましょう。
ステップ3：障がいについて話す際のポイント
障がいについて話す際には、以下の点を意識しましょう。
- 率直に伝える：障がいについて、隠さずに率直に伝えましょう。
- 具体的に説明する：障がいによって、どのようなことが難しいのか、具体的に説明しましょう。
- サポートのお願い：困っていることや、周囲に求めるサポートを具体的に伝えましょう。
- 感謝の気持ちを伝える：理解やサポートをしてくれた人には、感謝の気持ちを伝えましょう。
- 言い訳をしない：障がいを言い訳にせず、できることとできないことを明確に伝えましょう。
6. メモを早く取るための具体的な方法
メモを取るスピードが課題とのことですので、メモの取り方を工夫しましょう。 以下の方法を試してみてください。
- 速記術を学ぶ：速記術を学ぶことで、メモを取るスピードを格段に上げることができます。
- 略語を活用する：よく使う言葉は略語で書きましょう。
- 記号を活用する：矢印（→）やイコール（＝）などの記号を活用しましょう。
- キーワードをメモする：相手の話をすべてメモしようとせず、重要なキーワードだけをメモするようにしましょう。
- メモ帳のフォーマットを決める：あらかじめ、日付、相手の名前、会社名、用件などを書くスペースを区切っておくと、メモが取りやすくなります。
- デジタルメモを活用する：スマートフォンやタブレットのメモアプリを活用し、音声入力や手書きメモを取り入れるのも有効です。
7. 障がい者雇用に関する情報
障がい者雇用に関する情報を知っておくことで、あなたのキャリア形成に役立ちます。
- 障がい者雇用に関する制度：障害者雇用促進法、障害者手帳、障害者雇用助成金など、障がい者雇用に関する制度について調べてみましょう。
- 就労支援機関：ハローワーク、地域障害者職業センター、就労移行支援事業所など、就労支援機関について調べてみましょう。
- 企業の取り組み：障がい者雇用に積極的に取り組んでいる企業の情報を集めましょう。
8. まとめ：自信を持って、あなたらしく
この記事では、電話応対の壁を乗り越え、職場で自信を持つための具体的な方法を解説しました。 最初は戸惑うこともあるかもしれませんが、一つ一つ課題をクリアしていくことで、必ず成長できます。 あなたの強みを活かし、周囲のサポートを得ながら、自分らしい働き方を見つけてください。 障がいがあるからといって、諦める必要はありません。 あなたの努力と工夫次第で、必ず道は開けます。 自信を持って、前向きに、あなたのキャリアを切り拓いていきましょう。
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